- Identificar a cada uno de los integrantes del grupo auditor.
- Programar una fecha en común.
- Solicitar al cliente disponibilidad del personal involucrado
- Programar una reunión, incluyendo una minuta de la misma para documentar todas los acuerdos.
- En la minuta se acuerdan detalles como la fecha de la visita preliminar, los miembros que van a acudir, la duración, tiempos, programas, etc.
- Firmar un acuerdo de confidencialidad entre empresa(cliente)-auditores. Por lo general, el que lleva la delantera en la auditoría por parte de la empresa es el jefe de esta.
Objetivos de la visita preliminar:
- Conocer a la empresa
- Definir qué tipo de auditoría requiere el cliente
- Determinar los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría
- Es necesario entregar un Plan de Trabajo, el cual debe incluir varias fechas posibles para la realización de la auditoría, quiénes van a ir a realizarla, a quien en específico van a auditar e incluso a que hora se realizará.
Existen algunas herramientas que los auditores pueden utilizar para conocer mejor a la empresa, como son:
- Investigación documental: Ésta implica requerir a la empresa documentos que muestren información relevante de la empresa, como son: misión, visión, planes de trabajo, descripción de puestos, organigrama, procedimientos ISO, etc.
- Entrevista formal: Se utiliza un guión de preguntas con respuestas cerradas o de opción múltiple.
- Entrevista no guiada: Se realizan preguntas mas generales donde la persona puede ser muy amplia en su respuesta, siendo éstas grabadas y después transcritas.
- Encuesta: Es un cuestionario que se aplica a todos o parte de los empleados de la empresa.
- Observación en sitio: Implica que un miembro del equipo auditor sea observador de alguna actividad o procedimiento de la empresa, tomando nota de como se realizan y sin interactuar con el personal laborando.
